Cyfrowa archiwizacja dokumentów – migracja danych i długoterminowe przechowywanie informacji
W wielu organizacjach dokumentacja powstaje stopniowo, w miarę realizacji zamówień, prowadzenia projektów i obsługi bieżących spraw. Część informacji jest zapisywana w formularzach, inne trafiają do załączników wiadomości e-mail, a jeszcze inne pozostają w papierowych teczkach. Z czasami pojawia się problem z odtworzeniem przebiegu konkretnej sprawy, szczególnie gdy uczestniczyło w niej kilka osób.
Program do zarządzania dokumentami może porządkować pliki według ustalonej struktury i łączyć je z określonymi zadaniami albo procesami. Przy planowaniu takiego rozwiązania warto zwrócić uwagę na to, jak użytkownicy będą odnajdywać informacje. Wyszukiwanie wyłącznie według nazwy pliku często okazuje się niewystarczające, w szczególności gdy sporo dokumentów ma podobne tytuły. Dodatkowe oznaczenia, tj. numer sprawy, data, rodzaj dokumentu czy status, pozwalają zawęzić wyniki. Powinno się jednak ustalić, które informacje są faktycznie potrzebne. Nadmiar obowiązkowych pól wydłuża wprowadzanie danych, a zbyt mała liczba oznaczeń może utrudnić późniejsze odszukanie materiałów. W codziennej pracy liczy się też sposób postępowania z dokumentami, których nie da się dobitnie przypisać do istniejącej kategorii. Bez określonej procedury takie pliki często trafiają do folderów tymczasowych i pozostają tam przez długi czas.
Istotnym zagadnieniem jest rozróżnienie dokumentów używanych na bieżąco od materiałów, które mają być przechowywane przez dłuższy okres. Administrowanie dokumentami i archiwizacja nie sprowadzają się do przenoszenia starszych plików do osobnego katalogu. Trzeba uwzględnić ich znaczenie, aktualny status, powiązania z innymi dokumentami oraz obowiązujące terminy przechowywania. Np, zakończenie projektu nie za każdym razem znaczy, że wszystkie powiązane z nim materiały można w tej samej chwili zarchiwizować w ten sam sposób. Część dokumentów może wciąż wymagać dostępu ze względu na rozliczenia, zgłoszone sugestie lub trwające postępowania. Dlatego przed przeniesieniem zasobów do archiwum warto określić, kto podejmuje taką decyzję i jakie warunki muszą zostać spełnione. Znaczenie ma także sposobność późniejszego odtworzenia historii dokumentu. Informacja o dacie przekazania, osobie zatwierdzającej lub wcześniejszej wersji może być potrzebna nawet wtedy, gdy sprawa została formalnie zamknięta. O ile archiwizacja nie uwzględnia tych współzależności, dokumenty pozostają dostępne, niemniej jednak ich znaczenie i kontekst mogą być trudne do ustalenia.
Przy porządkowaniu zasobów elektronicznych na prawdę bardzo często pojawia się konieczność połączenia dokumentów pochodzących z różnorakich źródeł. Mogą to być pliki tekstowe, arkusze, wiadomości zapisane w formie elektronicznej, skany a także materiały otrzymane w formatach używanych uprzednio w organizacji. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji powinien być oceniany też pod kątem obsługiwanych typów plików a także sposobności zachowania ich podstawowych właściwości. Sam zapis dokumentu w repozytorium nie zawsze wystarcza. Trzeba sprawdzić, czy plik otwiera się prawidłowo, czy zachowano załączniki i czy jego treść można odczytać bez dodatkowych narzędzi. W przypadku skanów znaczenie ma rozdzielczość, kontrast a także kompletność stron. Jeżeli już archiwizowany materiał zawiera odręczne notatki lub pieczęcie, automatyczne rozpoznawanie tekstu może nie odtworzyć wszystkich informacji. W takich okolicznościach potrzebna jest kontrola wzrokowa, a niekiedy również ręczne uzupełnienie opisu. Przy większej liczbie dokumentów powinno się ustalić sposób sprawdzania jakości, ponieważ pojedyncze usterki mogą pozostać niezauważone w trakcie masowego przetwarzania. Istotne jest też zachowanie powiązań między dokumentem głównym a jego załącznikami, aby po kilku latach można było odtworzyć pełny zestaw materiałów dotyczących danej sprawy.
Na organizację dokumentacji wpływa dodatkowo sposób współpracy między działami oraz zmiany zachodzące w strukturze organizacyjnej. Dokument, który na początek obsługuje jeden zespół, może w przyszłości wymagać przekazania innemu pracownikowi lub działowi. W takim wypadku istotne staje się nie tylko i wyłącznie udostępnienie pliku, lecz również przekazanie informacji o jego statusie, wcześniejszych warunkach i dalszych działaniach. Należy określić, kto może przemieniać tekst dokumentu, kto odpowiada za jego zatwierdzenie i w jaki sposób rejestrowane są korekty. Warto również uwzględnić sytuacje nietypowe, tj. zastępstwo w trakcie nieobecności pracownika albo konieczność ograniczenia dostępu do wybranych materiałów. Zasady te powinny być kompatybilne z wymogami dotyczącymi ochrony danych i przechowywania dokumentacji. Nie można ponadto pomijać kwestii technicznych. Kopie zapasowe, kontrola poprawności zapisu a także okresowe sprawdzanie sposobności odtworzenia plików stanowią odrębny obszar utrzymania archiwum. Trzeba także uwzględnić przemianę formatów i narzędzi stosowanych do odczytu dokumentów. Materiał przechowywany przez sporo lat może wymagać przeniesienia do innego formatu, ale taka operacja powinna być poprzedzona sprawdzeniem, czy nie zmieniła układu, treści lub bardzo istotnych właściwości pliku.
Zobacz również: program do zarządzania dokumentami.