Porządkowanie zasobów firmowych – kategorie dokumentów i reguły ich opisywania

W wielu organizacjach dokumentacja powstaje stopniowo, w miarę realizacji zamówień, prowadzenia projektów i obsługi bieżących spraw. Część informacji jest zapisywana w formularzach, inne trafiają do załączników wiadomości e-mail, a jeszcze inne pozostają w papierowych teczkach. Z w pewnych przypadkach pojawia się problem z odtworzeniem przebiegu dokładnie określonej sprawy, zwłaszcza gdy uczestniczyło w niej kilka osób.

Program do zarządzania dokumentami może porządkować pliki według ustalonej struktury i łączyć je z określonymi zadaniami albo procesami. Przy planowaniu takiego rozwiązania warto zwrócić uwagę na to, jak użytkownicy będą odnajdywać informacje. Szukanie jedynie według nazwy pliku na prawdę bardzo często okazuje się niewystarczające, szczególnie gdy sporo dokumentów ma podobne tytuły. Dodatkowe oznaczenia, takie jak numer sprawy, data, rodzaj dokumentu czy status, pozwalają zawęzić wyniki. Powinno się natomiast ustalić, które informacje są rzeczywiście potrzebne. Nadmiar obowiązkowych pól wydłuża wprowadzanie danych, a zbyt mała liczba oznaczeń może utrudnić późniejsze odszukanie materiałów. W codziennej pracy liczy się też sposób postępowania z dokumentami, których nie da się dobitnie przypisać do istniejącej dziedzinie. Bez określonej procedury takie pliki na prawdę bardzo często trafiają do folderów tymczasowych i pozostają tam przez długi czas.

Istotnym zagadnieniem jest rozróżnienie dokumentów wykorzystywanych na bieżąco od materiałów, które mają być przechowywane przez dłuższy okres. Zarządzanie dokumentami i archiwizacja nie sprowadzają się do przenoszenia starszych plików do osobnego katalogu. Trzeba uwzględnić ich znaczenie, aktualny status, powiązania z innymi dokumentami a także bieżące terminy przechowywania. Np, zakończenie projektu nie zawsze znaczy, że wszystkie związane z nim materiały można od razu zarchiwizować w ten sam sposób. Część dokumentów może nadal wymagać dostępu ze względu na rozliczenia, zgłoszone uwagi albo trwające postępowania. Dlatego przed przeniesieniem zasobów do archiwum warto określić, kto podejmuje taką decyzję i jakie warunki muszą zostać spełnione. Znaczenie moraz możliwość późniejszego odtworzenia historii dokumentu. Informacja o dacie przekazania, osobie zatwierdzającej albo wcześniejszej wersji może być potrzebna nawet wówczas, gdy sprawa została formalnie zamknięta. Jeżeli już archiwizacja nie uwzględnia tych współzależności, dokumenty pozostają dostępne, niemniej jednak ich znaczenie i kontekst mogą być trudne do ustalenia.

Przy porządkowaniu zasobów elektronicznych na prawdę bardzo często pojawia się konieczność połączenia dokumentów pochodzących z różnorakich źródeł. Mogą to być pliki tekstowe, arkusze, wiadomości zapisane w formie elektronicznej, skany a także materiały otrzymane w formatach wykorzystywanych wcześniej w organizacji. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji powinien być oceniany też pod względem obsługiwanych typów plików a także sposobów zachowania ich priorytetowych właściwości. Sam zapis dokumentu w repozytorium nie za każdym razem wystarcza. Powinno się sprawdzić, czy plik otwiera się prawidłowo, czy zachowano załączniki i czy jego treść można odczytać bez dodatkowych narzędzi. W sytuacji skanów znaczenie ma rozdzielczość, kontrast a także kompletność stron. Jeżeli archiwizowany materiał zawiera odręczne notatki albo pieczęcie, automatyczne rozpoznawanie tekstu może nie odtworzyć wszystkich informacji. W tak zaistniałych okolicznościach potrzebna jest kontrola wzrokowa, a niekiedy również ręczne uzupełnienie opisu. Przy większej liczbie dokumentów należy ustalić sposób sprawdzania jakości, ponieważ pojedyncze błędy mogą pozostać niezauważone podczas masowego przetwarzania. Ważne jest również zachowanie powiązań między dokumentem priorytetowym a jego załącznikami, by po kilku latach można było odtworzyć pełny zestaw materiałów dotyczących danej sprawy.

Na organizację dokumentacji wpływa a przy tym sposób współpracy między działami oraz zmiany zachodzące w strukturze organizacyjnej. Dokument, który na starcie obsługuje jeden zespół, może później wymagać przekazania innemu pracownikowi albo działowi. W takiej okoliczności ważne staje się nie tylko udostępnienie pliku, lecz też przekazanie informacji o jego statusie, wcześniejszych ustaleniach i dalszych działaniach. Trzeba określić, kto może przemieniać tekst dokumentu, kto odpowiada za jego zatwierdzenie i w jaki sposób rejestrowane są korekty. Warto również uwzględnić sytuacje nietypowe, tj. zastępstwo w trakcie nieobecności pracownika lub konieczność ograniczenia dostępu do wybranych materiałów. Zasady te powinny być kompatybilne z wymogami dotyczącymi ochrony danych i przechowywania dokumentacji. Nie można a dodatkowo pomijać kwestii technicznych. Kopie zapasowe, kontrola poprawności zapisu oraz okresowe sprawdzanie sposobów odtworzenia plików stanowią odrębny obszar utrzymania archiwum. Powinno się także uwzględnić edycję formatów i narzędzi używanych do odczytu dokumentów. Materiał przechowywany przez wiele lat może wymagać przeniesienia do innego formatu, niemniej jednak taka operacja powinna być poprzedzona sprawdzeniem, czy nie zmieniła układu, treści lub niebagatelnych właściwości pliku.

Polecamy: rejestracja czasu pracy pracownika.