Program do obsługi SENT – najważniejsze funkcje i zakres zastosowania
Organizacja przewozu towarów objętych nadzorem wymaga uwzględnienia nie tylko i wyłącznie trasy i terminu dostawy, niemniej jednak także formalności, które towarzyszą transportowi na poszczególnych etapach. W praktyce trudności ukazują się na prawdę często wtedy, gdy informacje o ładunku, pojeździe i uczestnikach przewozu są przechowywane w różnych dokumentach lub przekazywane między pracownikami za pomocą kilku kanałów. W takiej sytuacji łatwo przeoczyć edycję danych lub oprzeć się na wcześniejszej wersji dokumentacji.
Program do obsługi SENT może stanowić część środowiska informatycznego wykorzystywanego w logistyce, w którym gromadzone są informacje potrzebne do przygotowania i prowadzenia zgłoszeń. Znaczenie ma co więcej nie tylko i wyłącznie sposób wprowadzania danych, lecz też możliwość ich późniejszego odszukania, sprawdzenia i powiązania z konkretnym transportem. Przy podejmowaniu zasad pracy warto rozdzielić czynności realizowane przed rozpoczęciem przewozu od tych, które mogą być niezbędne podczas jego realizacji. Daje możliwość to określić, na którym etapie potrzebna jest kontrola danych i kto powinien reagować na pojawiające się zmiany.
Jednym z zagadnień związanych z obsługą przewozów jest uwarunkowanie, jakie informacje powinno się przygotować jeszcze przed wysłaniem zgłoszenia. Dane dotyczące towaru, jego ilości, miejsca załadunku oraz planowanej dostawy muszą odpowiadać dokumentacji i faktycznym warunkom transportu. System do zgłoszeń SENT może porządkować te informacje według przyjętego schematu, a w współzależności od dostępnych funkcji także obsługiwać uprzednio zapisane dane. Trzeba jednakże odróżnić sprawdzenie, czy formularz został wypełniony, od potwierdzenia, że jego treść jest prawidłowa. Oprogramowanie może wykryć brak wymaganego pola, niemniej jednak nie zawsze rozpozna, że wpisana wartość nie odpowiada dokumentom przewozowym. Z tego względu istotne jest postanowienie zasad weryfikacji przed przekazaniem zgłoszenia a także sposobu postępowania w razie wykrycia niezgodności. W codziennej pracy przydaje się też czytelna historia modyfikacji, zwłaszcza gdy przygotowanie dokumentacji i realizacja przewozu należą do obowiązków różnych osób. Dzięki temu łatwiej ustalić, które informacje zostały przekształcone i czy aktualna wersja danych jest zgodna z ustaleniami dotyczącymi transportu.
Wprowadzanie kolejnych zgłoszeń według podobnego schematu skłania do poszukiwania sposobów ograniczenia ręcznej pracy. Automatyzacja zgłoszeń SENT może polegać między innymi na pobieraniu informacji z systemu magazynowego, kodu transportowego albo innych źródeł stosowanych w przedsiębiorstwie. Zakres takich działań uzależniony jest od dostępnych integracji, jakości danych i zasad działania poszczególnych narzędzi. Jeżeli w jednym systemie stosowane są inne oznaczenia niż w drugim, samo połączenie aplikacji nie rozwiąże problemu. Konieczne może być przygotowanie reguł przypisywania pól, ujednolicenie formatów a także sprawdzenie, jak oprogramowanie reaguje na brakujące albo niezgodne informacje. Osobnej uwagi wymagają sytuacje nietypowe, na przykład zmiana pojazdu, korekta danych o ładunku lub odwołanie planowanego przewozu. W takich okolicznościach proces nie powinien opierać się tylko na powielaniu wcześniejszych ustawień. Trzeba ustalić, które działania mogą być realizowane w sposób automatyczny, a które wymagają decyzji pracownika. Istotne jest też regularne sprawdzanie, czy przekazywane dane pozostają bieżące, ponieważ błąd w systemie źródłowym może zostać przeniesiony do kolejnych dokumentów bez ponownego ręcznego wpisywania informacji.
Przy organizacji elektronicznej obsługi zgłoszeń powinno się uwzględnić także przystępność systemu, uprawnienia użytkowników i sposób przechowywania dokumentacji. Oczywiście nie każdy pracownik musi mieć sposobność edytowania wszystkich danych, dlatego zakres dostępu powinien odpowiadać wykonywanym zadaniom. Warto też ustalić, jak postępować w sytuacji awarii, utraty połączenia lub braku sposobności przekazania informacji w codziennym trybie. Procedura awaryjna powinna uwzględniać bieżące oczekiwania dotyczące zgłoszeń, a nie tylko wewnętrzne zasady aktualne w zakładzie usługowym. Przydatnym elementem organizacji pracy jest prowadzenie ewidencji zgłoszeń w taki sposób, by można było ustalić ich status, znaleźć powiązane dokumenty i sprawdzić, czy wymagane czynności zostały wykonane. Osoby odpowiedzialne za transport powinny znać również zasady aktualizacji danych a także mieć świadomość tego, kiedy konieczne jest podjęcie dodatkowych działań. Samo wdrożenie narzędzia informatycznego nie zastępuje znajomości obowiązujących przepisów ani testom poprawności informacji. Sposób wykorzystania systemu powinien być dostosowany do rodzaju przewozów, liczby obsługiwanych zgłoszeń i podziału odpowiedzialności między uczestników procesu, z uwzględnieniem przekształceń w przepisach a także zasad działania Systemu Elektronicznego Nadzoru Transportu.
Więcej informacji: automatyzacja zgłoszeń SENT.