Transkrypcja nagrań a oznaczanie poszczególnych rozmówców
W trakcie przepisywania rozmowy z pliku audio szybko okazuje się, że najwięcej trudności nie wynika z samego pisania, lecz z konieczności właściwego odczytania tego, co de fakto zostało powiedziane. Nagranie może zawierać dłuższe przerwy, zmiany tematu, poprawianie własnych wypowiedzi albo fragmenty wypowiadane bardzo cicho. Transkrypcja nagrań wymaga więc jednoczesnego słuchania i zapisywania informacji w sposób uporządkowany.
Przy łatwych rozmowach wystarcza zwykle rozpoznanie kolejnych wypowiedzi, natomiast przy bardziej złożonym materiale dochodzi identyfikacja osób, administrowanie kolejności a także zaznaczanie miejsc, których nie można jednoznacznie odczytać. Ważne jest również rozróżnienie pośród zapisem dosłownym a treścią po redakcji. W pierwszym przypadku pozostawia się naturalne cechy mowy, takie jak powtórzenia czy niedokończone zdania. W drugim można ograniczyć elementy utrudniające lekturę, natomiast każda ingerencja w treść powinna mieć dany cel i nie może prowadzić do zmiany znaczenia wypowiedzi.
Duże znaczenie ma jakość samego nagrania. Plik zarejestrowany w cichym pomieszczeniu daje w całości inne możliwości niż materiał pochodzący z miejsca, w którym słychać ruch uliczny, pracujące urządzenia lub kilka rozmów prowadzonych jednocześnie. Problematyczne bywają też nagrania z telefonu, gdy urządzenie znajduje się daleko od osoby mówiącej. W takich ustaleniach pojedyncze słowa mogą być skomplikowane do rozpoznania, a próba odtworzenia ich jedynie na bazie kontekstu prowadzi do ryzyka błędu. W praktyce lepiej pozostawić oznaczenie niezrozumiałego fragmentu niż wpisać słowo, które wyłącznie może się wydawać prawdopodobne. Przy dłuższych materiałach przydaje się także oznaczanie czasu nagrania. Daje możliwość ono bardzo szybko wrócić do konkretnej wypowiedzi i porównać zapis z oryginalnym plikiem. Ma to znaczenie w szczególności wówczas, gdy dokument będzie analizowany przez osoby, które nie uczestniczyły w rozmowie.
W materiałach związanych z postępowaniem prawnym sposób opracowania zapisu może posiadać dodatkowe znaczenie. Transkrypcja do sądu powinna przedstawiać treść nagrania w sposób czytelny, ale bez swobodnego interpretowania wypowiedzi uczestników. Nie powinno się poprawiać sensu zdania jedynie dlatego, że rozmówca użył błędnej formy językowej lub przerwał wypowiedź w połowie (warto zobaczyć:transkrypcja cennik). Jeśli na nagraniu występuje kilka osób, niezbędne jest konsekwentne oznaczanie ich wypowiedzi. Jeszcze trudniejsza sytuacja pojawia się przy mówieniu jednoczesnym, ponieważ wtedy nie za każdym razem da się ustalić pełną treść obu wypowiedzi. W tak zaistniałej okoliczności warto zaznaczyć nakładanie się głosów, zamiast tworzyć pozornie kompletny zapis. Znaczenie mogą posiadać również dłuższe pauzy, śmiech, podniesiony głos czy odgłosy wskazujące na reakcję uczestników, jeśli są wyraźnie słyszalne i ważne dla przebiegu rozmowy.
W zależności od celu dokumentu wykorzystuje się różne sposoby przedstawiania materiału. Stenogram może być przygotowany w formie bardzo zbliżonej do rzeczywistego przebiegu rozmowy, z zachowaniem kolejności wypowiedzi i charakterystycznych elementów mowy. Przy innych zastosowaniach treść może zostać uporządkowany tak, by łatwiej było znaleźć dokładnie określone informacje, bez zmieniania ich znaczenia. W obu przypadkach na prawdę istotna pozostaje konsekwencja przy stosowaniu oznaczeń oraz dokładne sprawdzanie nazwisk, dat, liczb i nazw własnych. To właśnie takie najmniejsze elementy są podatne na pomyłki, zwłaszcza gdy dźwięk jest niewyraźny albo rozmówca posługuje się mało znanym określeniem. Przy pracy z nagraniem warto również pamiętać, że tekst nie oddaje wszystkich cech komunikacji ustnej. Nie każdą intonację czy emocję można jednoznacznie opisać, dlatego zapis powinien oddzielać to, co naprawdę wynika z nagrania, od interpretacji osoby przygotowującej dokument.
Dodatkowe informacje: stenogram.