Integracja programu do zarządzania dokumentami z pocztą elektroniczną i systemami ERP

Zmiany w sposobie pracy sprawiają, że dokumentacja bardzo często działa równocześnie w wersji papierowej i elektronicznej. Pracownicy otrzymują pliki od klientów, zapisują ustalenia po spotkaniach, przygotowują kolejne wersje umów i przekazują dokumenty między działami. W takim środowisku problemem staje się nie tylko i wyłącznie liczba zakumulowanych materiałów, ale także zachowanie powiązań między nimi.

Pojedynczy plik może być częścią większej sprawy, a jego tekst bez dodatkowego kontekstu bywa trudna do właściwej interpretacji. Program do zarządzania dokumentami pozwala przypisywanie plików do określonych procesów oraz przechowywanie informacji o ich pochodzeniu, dacie wykonania i osobach odpowiedzialnych za obsługę. Przy kształtowaniu takiego rozwiązania należy jednakże uwzględnić codzienne przyzwyczajenia użytkowników. Jeśli zapisanie dokumentu wymaga uzupełnienia wielu pól, część osób może pomijać niektóre informacje lub odkładać rejestrację na późniejszy czas. Zbyt łatwy formularz także ma ograniczenia, ponieważ nie umożliwia odróżnić dokumentów o podobnych nazwach. Zakres wymaganych danych powinien więc odpowiadać rzeczywistym potrzebom, a nie wyłącznie założeniom przyjętym na etapie projektowania.

Ważną częścią organizacji dokumentacji jest ustalenie, w jaki sposób informacje przechodzą między kolejnymi etapami pracy. Dokument może zostać przygotowany przez jedną osobę, sprawdzony przez drugą, a następnie zatwierdzony przez osobę uprawnioną do podjęcia decyzji. Na każdym z takowych etapów mogą pojawić się poprawki, uwagi lub dodatkowe załączniki. Bez jasnych reguł łatwo pomylić wersję roboczą z zatwierdzoną lub nie zauważyć przekształceń wprowadzonych po wcześniejszej akceptacji. Zarządzanie dokumentami i archiwizacja powinny więc uwzględniać historię modyfikacji, status dokumentu oraz zasady przekazywania odpowiedzialności. Przydatne jest też określenie, które czynności wymagają zgody i kiedy należy ponownie skierować plik do sprawdzenia. Oczywiście nie każdy dokument musi przechodzić przez jednakowy proces. Prosta notatka wewnętrzna może wymagać jedynie zapisania, podczas gdy umowa lub dokument finansowy może podlegać kilku etapom kontroli. Rozróżnienie tych przypadków umożliwia uniknąć sytuacji, w której drobne sprawy są obsługiwane z taką samą liczbą formalności jak dokumenty o większym znaczeniu. Trzeba też pamiętać, że automatyczne powiadomienie o oczekującym zadaniu nie zastępuje jasno określonej odpowiedzialności za jego wykonanie.

Osobnego podejścia wymaga dokumentacja przechowywana przez wiele lat. W starszych zbiorach mogą znajdować się pliki zapisane w formatach, których obsługa z czasami staje się trudniejsza, a także dokumenty pozbawione opisów ułatwiających ich identyfikację. Przy przenoszeniu takich materiałów do nowego środowiska powinno się sprawdzić, czy zachowano kompletność danych, strukturę folderów i powiązania z prowadzonymi sprawami. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może porządkować materiały według ustalonych kryteriów oraz umożliwiać wyszukiwanie na podstawie opisów albo treści plików. Efekt wyszukiwania zależy jednak od jakości danych wejściowych. O ile data została błędnie przypisana albo numer sprawy zawiera literówkę, dokument może nie pojawić się na liście wyników. W przypadku skanów znaczenie ma też jakość obrazu a także prawidłowość rozpoznawania tekstu. Dlatego migracja dokumentacji powinna obejmować kontrolę próbek, wykrywanie brakujących plików i sprawdzanie, czy dokumenty można prawidłowo otworzyć. Przy dużych zasobach nie za każdym razem da się przeanalizować każdy plik ręcznie, dlatego zakres sprawdzeniu warto ustalić na bazie wieku dokumentów, ich znaczenia i ryzyka związanego z błędami. Należy także rozstrzygnąć, które materiały można połączyć, a które muszą zachować odrębną historię.

Na organizację elektronicznego archiwum wpływają również zasady dostępu, przechowywania i udostępniania informacji poza miejscem ich pierwotnego zapisania. Praca zdalna, współdzielenie plików oraz korzystanie z urządzeń mobilnych sprawiają, że dokumenty mogą być otwierane w różnorakich warunkach i przez osoby wykonujące odmienne zadania. Uprawnienia powinny odpowiadać tym potrzebom, a jednocześnie uwzględniać ograniczenia wynikające z rodzaju danych i obowiązujących przepisów. Warto ustalić, czy użytkownik może tylko odczytać dokument, czy też go zmodyfikować, pobrać albo przekazać dalej. Znacząca jest również procedura odbierania dostępu po zmianie zadań albo zakończeniu współpracy. Kolejnym zagadnieniem pozostaje okres przechowywania. Dokumenty nie powinny być usuwane jedynie dlatego, że przestały być potrzebne w bieżącej pracy, ponieważ mogą podlegać określonym wymogom prawnym albo wewnętrznym zasadom rozliczania spraw. Z drugiej strony bezterminowe gromadzenie wszystkich materiałów zwiększa ilość danych wymagających kontroli. Potrzebne są zatem reguły określające moment przeglądu dokumentacji, sposób zatwierdzania usunięcia a także postępowanie w razie sporu lub obowiązku zachowania akt. Niezależnie od przyjętego modelu powinno się też uwzględnić kopie zapasowe, możliwość odtworzenia danych i okresowe sprawdzanie, czy zapisane pliki wciąż są dostępne w czytelnej postaci.

Źródło: program do zarządzania dokumentami.