Cyfrowa archiwizacja dokumentów – migracja danych i długoterminowe przechowywanie informacji

Zmiany w sposobie pracy sprawiają, że dokumentacja coraz częściej funkcjonuje jednocześnie w wersji papierowej i elektronicznej. Pracownicy otrzymują pliki od klientów, zapisują ustalenia po spotkaniach, przygotowują kolejne wersje umów i przekazują dokumenty między działami. W takim środowisku kłopotem staje się nie tylko i wyłącznie liczba zgromadzonych materiałów, ale także zachowanie powiązań między nimi.

Pojedynczy plik może być częścią większej sprawy, a jego treść bez dodatkowego kontekstu bywa trudna do właściwej interpretacji. Program do zarządzania dokumentami umożliwia przypisywanie plików do określonych procesów oraz przechowywanie informacji o ich pochodzeniu, dacie wykonania i osobach odpowiedzialnych za obsługę. Przy kształtowaniu takiego rozwiązania trzeba natomiast uwzględnić codzienne przyzwyczajenia użytkowników. O ile zapisanie dokumentu wymaga wypełnienia wielu pól, część osób może pomijać niektóre informacje lub odkładać rejestrację na później. Zbyt intuicyjny formularz również ma ograniczenia, ponieważ nie pozwala odróżnić dokumentów o podobnych nazwach. Zakres wymaganych danych powinien więc odpowiadać realnym potrzebom, a nie jedynie założeniom przyjętym na etapie projektowania.

Ważną częścią organizacji dokumentacji jest uwarunkowanie, w jaki sposób informacje przechodzą między kolejnymi etapami pracy. Dokument może zostać przygotowany przez jedną osobę, sprawdzony przez drugą, a następnie zatwierdzony przez osobę uprawnioną do podjęcia wyborów. Na każdym z owych etapów mogą pojawić się poprawki, sugestie albo dodatkowe załączniki. Bez jasnych reguł łatwo pomylić wersję roboczą z zatwierdzoną albo nie zauważyć przemian wprowadzonych po wcześniejszej akceptacji. Zarządzanie dokumentami i archiwizacja powinny zatem uwzględniać historię przeróbek, status dokumentu oraz zasady przekazywania odpowiedzialności. Przydatne jest też określenie, które czynności wymagają potwierdzenia i kiedy powinno się ponownie skierować plik do sprawdzenia. Oczywiście nie każdy dokument musi przechodzić przez taki sam proces. Prosta notatka wewnętrzna może wymagać jedynie zapisania, podczas gdy umowa lub dokument finansowy może podlegać kilku etapom testom. Rozróżnienie tych przypadków umożliwia uniknąć sytuacji, w której drobne sprawy są obsługiwane z taką samą liczbą formalności jak dokumenty o większym znaczeniu. Należy też pamiętać, że automatyczne powiadomienie o oczekującym zadaniu nie zastępuje jasno określonej odpowiedzialności za jego wykonanie.

Osobnego podejścia wymaga dokumentacja przechowywana przez sporo lat. W starszych zbiorach mogą znajdować się pliki zapisane w formatach, których obsługa z w pewnych sytuacjach staje się trudniejsza, oraz dokumenty pozbawione opisów ułatwiających ich identyfikację. Przy przenoszeniu takich materiałów do nowego środowiska należy sprawdzić, czy zachowano kompletność danych, strukturę folderów i powiązania z prowadzonymi sprawami. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może porządkować materiały według ustalonych kryteriów a także umożliwiać szukanie na podstawie opisów albo treści plików. Efekt wyszukiwania zależy jednakże od jakości danych wejściowych. Jeśli data została błędnie przypisana lub numer sprawy zawiera literówkę, dokument może nie pojawić się na liście rezultatów. W przypadku skanów znaczenie ma także jakość obrazu oraz prawidłowość rozpoznawania tekstu. Dlatego migracja dokumentacji powinna obejmować kontrolę próbek, wykrywanie brakujących plików i sprawdzanie, czy dokumenty można prawidłowo otworzyć. Przy dużych zasobach nie za każdym razem da się rozważyć każdy plik ręcznie, dlatego zakres sprawdzeniu warto ustalić na bazie wieku dokumentów, ich znaczenia i ryzyka związanego z błędami. Trzeba również rozstrzygnąć, które materiały można połączyć, a które muszą zachować odrębną historię.

Na organizację elektronicznego archiwum wpływają także zasady dostępu, przechowywania i udostępniania informacji oprócz miejscem ich pierwotnego zapisania. Praca zdalna, współdzielenie plików oraz używanie z urządzeń mobilnych sprawiają, że dokumenty mogą być otwierane w różnorakich warunkach i przez osoby wykonujące odmienne zadania. Uprawnienia powinny odpowiadać tym potrzebom, a równocześnie uwzględniać ograniczenia wynikające z kategorii danych i obowiązujących przepisów. Warto ustalić, czy użytkownik może jedynie odczytać dokument, czy także go zmodyfikować, pobrać albo przekazać dalej. Istotna jest też procedura odbierania dostępu po zmianie obowiązków lub zakończeniu współpracy. Kolejnym zagadnieniem pozostaje okres przechowywania. Dokumenty nie powinny być usuwane wyłącznie dlatego, że przestały być potrzebne w obowiązującej pracy, ponieważ mogą podlegać określonym wymogom prawnym albo wewnętrznym zasadom rozliczania spraw. Z drugiej strony bezterminowe gromadzenie wszystkich materiałów zwiększa ilość danych wymagających kontroli. Potrzebne są więc reguły określające moment przeglądu dokumentacji, sposób zatwierdzania usunięcia a także postępowanie w razie sporu lub obowiązku zachowania akt. Niezależnie od przyjętego modelu trzeba także uwzględnić kopie zapasowe, sposobność odtworzenia danych i okresowe sprawdzanie, czy zapisane pliki wciąż są dostępne w czytelnej postaci.

Sprawdź również informacje na stronie: program do zarządzania dokumentami.