Cyfrowa archiwizacja dokumentów – migracja danych i długoterminowe przechowywanie informacji

Zmiany w sposobie pracy sprawiają, że dokumentacja bardzo często działa równocześnie w wersji papierowej i elektronicznej. Pracownicy otrzymują pliki od klientów, zapisują ustalenia po spotkaniach, przygotowują kolejne wersje umów i przekazują dokumenty między działami. W takim środowisku problemem staje się nie tylko liczba uskładanych materiałów, niemniej jednak również zachowanie powiązań między nimi.

Pojedynczy plik może być częścią większej sprawy, a jego tekst bez dodatkowego kontekstu bywa trudna do właściwej interpretacji. Program do zarządzania dokumentami pozwala przypisywanie plików do określonych procesów a także przechowywanie informacji o ich pochodzeniu, dacie zaprojektowania i osobach odpowiedzialnych za obsługę. Przy kształtowaniu takiego rozwiązania trzeba natomiast uwzględnić codzienne przyzwyczajenia użytkowników. Jeśli zapisanie dokumentu wymaga uzupełnienia wielu pól, część osób może pomijać niektóre informacje lub odkładać rejestrację na później. Zbyt intuicyjny formularz też ma ograniczenia, ponieważ nie daje możliwość odróżnić dokumentów o podobnych nazwach. Zakres wymaganych danych powinien więc odpowiadać faktycznym potrzebom, a nie jedynie założeniom przyjętym na etapie projektowania.

Ważną częścią organizacji dokumentacji jest uwarunkowanie, w jaki sposób informacje przechodzą między kolejnymi etapami pracy. Dokument może zostać przygotowany przez jedną osobę, sprawdzony przez drugą, a następnie zatwierdzony przez osobę uprawnioną do podjęcia decyzji. Na każdym z tych etapów mogą pojawić się poprawki, sugestie lub dodatkowe załączniki. Bez jasnych reguł łatwo pomylić wersję roboczą z zatwierdzoną lub nie zauważyć modyfikacji wprowadzonych po wcześniejszej akceptacji. Administrowanie dokumentami i archiwizacja powinny więc uwzględniać historię przekształceń, status dokumentu oraz zasady przekazywania odpowiedzialności. Przydatne jest także określenie, które czynności wymagają potwierdzenia i kiedy należy ponownie skierować plik do sprawdzenia. Oczywiście nie każdy dokument musi przechodzić przez jednakowy proces. Prosta notatka wewnętrzna może wymagać tylko zapisania, podczas gdy umowa albo dokument finansowy może podlegać kilku etapom kontroli. Rozróżnienie tych przypadków daje możliwość uniknąć sytuacji, w której drobne sprawy są obsługiwane z taką samą liczbą formalności jak dokumenty o większym znaczeniu. Należy też pamiętać, że automatyczne powiadomienie o oczekującym zadaniu nie zastępuje jasno określonej odpowiedzialności za jego wykonanie.

Osobnego podejścia wymaga dokumentacja przechowywana przez wiele lat. W starszych zbiorach mogą znajdować się pliki zapisane w formatach, których obsługa z zdarza się, że staje się trudniejsza, a także dokumenty pozbawione opisów ułatwiających ich identyfikację. Przy przenoszeniu takich materiałów do nowego środowiska należy sprawdzić, czy zachowano kompletność danych, strukturę folderów i powiązania z prowadzonymi sprawami. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może porządkować materiały według ustalonych kryteriów oraz umożliwiać wyszukiwanie na podstawie opisów lub treści plików. Efekt wyszukiwania zależy jednak od jakości danych wejściowych. Jeżeli data została błędnie przypisana lub numer sprawy zawiera literówkę, dokument może nie pojawić się na liście wyników. W sytuacji skanów znaczenie ma również jakość obrazu oraz poprawność rozpoznawania tekstu. Dlatego migracja dokumentacji powinna obejmować kontrolę próbek, wykrywanie brakujących plików i sprawdzanie, czy dokumenty można prawidłowo otworzyć. Przy dużych zasobach nie zawsze da się prześledzić właściwie każdy plik ręcznie, dlatego zakres sprawdzeniu warto ustalić na bazie wieku dokumentów, ich znaczenia i ryzyka związanego z błędami. Należy również rozstrzygnąć, które materiały można połączyć, a które muszą zachować odrębną historię.

Na organizację elektronicznego archiwum wpływają również zasady dostępu, przechowywania i udostępniania informacji oprócz miejscem ich pierwotnego zapisania. Praca zdalna, współdzielenie plików oraz używanie z urządzeń mobilnych sprawiają, że dokumenty mogą być otwierane w różnorakich ustaleniach i przez osoby wykonujące odmienne zadania. Uprawnienia powinny odpowiadać tym potrzebom, a jednocześnie uwzględniać ograniczenia wynikające z kategorii danych i obowiązujących przepisów. Warto ustalić, czy użytkownik może tylko odczytać dokument, czy także go przemienić, ściągnąć albo przekazać dalej. Na prawdę istotna jest również procedura odbierania dostępu po zmianie obowiązków albo zakończeniu współpracy. Kolejnym zagadnieniem pozostaje okres przechowywania. Dokumenty nie powinny być usuwane jedynie dlatego, że przestały być potrzebne w bieżącej pracy, ponieważ mogą podlegać określonym wymogom prawnym lub wewnętrznym zasadom rozliczania spraw. Z drugiej strony bezterminowe gromadzenie wszystkich materiałów zwiększa ilość danych wymagających sprawdzeniu. Potrzebne są więc reguły określające moment przeglądu dokumentacji, sposób zatwierdzania usunięcia a także postępowanie w razie sporu albo obowiązku zachowania akt. Niezależnie od przyjętego modelu powinno się także uwzględnić kopie zapasowe, możliwość odtworzenia danych i okresowe sprawdzanie, czy zapisane pliki wciąż są dostępne w czytelnej postaci.

Zobacz: rejestracja czasu pracy pracownika.